Code de conduite Phoenix Mecano

A. Un seul code de conduite pour tout le personnel du groupe Phoenix Mecano

Nous disposons d’un code de conduite qui nous lie tous à travers toutes les entreprises du groupe Phoenix Mecano.

Le code de conduite de Phoenix Mecano s'applique à tous les collaborateurs et représentants de Phoenix Mecano dans toutes les entreprises du groupe Phoenix Mecano, quel que soit leur poste, lorsqu'ils agissent au nom de Phoenix Mecano pendant ou en dehors des heures de travail officielles.

Nous accorderons toujours la priorité aux normes et directives énoncées dans le présent code de conduite de Phoenix Mecano, indépendamment de ce que les autres peuvent attendre ou exiger et du fait que le respect de ces normes et directives peut entraîner la perte d'ouvertures commerciales. Agir avec intégrité et protéger notre excellente réputation est toujours prioritaire.

 

B. Conformité avec les lois et réglementations

Nous agissons avec intégrité et dans le respect des lois et réglementations applicables.

Toutes les entreprises du groupe Phoenix Mecano respectent toutes les exigences des lois et réglementations locales, nationales et internationales applicables dans tous les pays où nous opérons ou exerçons nos activités.

Tous les collaborateurs et représentants sont tenus de se familiariser avec les lois, règlements et politiques d'entreprise de base qui sont pertinents pour leurs domaines de responsabilité.

 

C. Intégrité et équité dans les rapports commerciaux

Nous ne payons ni n'acceptons aucun pot-de-vin ou paiement de facilitation.

La corruption peut avoir lieu dans le secteur public, y compris auprès d’agents publics et de collaborateurs des entreprises publiques, et dans les entreprises privées.

Nous refusons toute tentative de corruption et les pots-de-vin, qui incluent le fait de donner ou de recevoir de l'argent ou toute autre chose de valeur (par exemple, des cadeaux, des invitations, des dons, d'autres « faveurs » qui ont de la valeur pour le destinataire, etc.) comme incitation ou récompense pour une action illégale, contraire à l'éthique ou un abus de confiance dans l'exercice de la fonction par un agent public ou un employé d'un client, fournisseur ou autre partenaire commercial.

Nous entretenons des relations correctes et juridiquement irréprochables avec tous les régulateurs et agences gouvernementaux. Dans le cadre de tous nos rapports avec les agences gouvernementales et réglementaires et les fonctionnaires, nous nous comportons de manière honnête et transparente et agissons conformément aux lois applicables. Nous refusons également les paiements de facilitation, qui incluent tout paiement effectué à un agent public afin d'accélérer une procédure de routine telle que l'octroi ou le traitement de certificats, permis, visas, licences, formalités douanières ou autres procédures.

En conséquence, nous ne faisons ou ne recevons de cadeaux et ne fournissons ou n'acceptons de divertissements, d'hospitalité ou d'autres courtoisies que lorsqu'ils sont raisonnables, proportionnés et accordés sans intention d'influencer indûment une décision commerciale.

Nous n’exerçons aucune pratique anticoncurrentielle.

Nous rejetons tout type de pratiques commerciales visant à restreindre la libre concurrence. Un comportement anticoncurrentiel peut inclure des accords et des pratiques concertées avec des concurrents, des fournisseurs et des distributeurs qui ont pour objectif ou pour effet d'empêcher ou de restreindre la concurrence sur le marché.

Cela inclut les accords qui visent à fixer ou à contrôler (achat ou vente) les prix, les primes, les surtaxes, les remises, les marges, les dispositions ou conditions, à répartir les clients, les produits ou les territoires ou à boycotter certains clients, fournisseurs ou intermédiaires, ainsi que des accords avec des clients, des fournisseurs ou des intermédiaires (accords dits verticaux) qui incluent, mais sans s'y limiter, des clauses restreignant indûment la liberté des partenaires commerciaux de fixer les prix de leurs services/produits, des clauses d'exclusivité non conformes au droit applicable, les clauses de non-concurrence et les accords de parité tarifaire.

 

D. Respect des restrictions imposées au commerce international

Nous respectons tous les régimes de sanctions commerciales nationales et internationales et les réglementations douanières.

Phoenix Mecano est un groupe opérant à l'échelle mondiale avec des activités et des partenaires commerciaux dans le monde entier. Nous sommes conscients que nos relations commerciales nationales et internationales peuvent être soumises à des lois sur le contrôle du commerce, car de nombreux pays et organisations internationales (par exemple, l'ONU, l'UE, les États-Unis, la Suisse) imposent des sanctions contre des pays, des gouvernements ou des organisations spécifiques, ciblant des entités, des individus spécifiques et des secteurs commerciaux ou industriels.

Ces mesures comprennent ce que l'on appelle des embargos, qui imposent des interdictions et des restrictions sur les relations avec des pays entiers, des sanctions financières, qui imposent des gels d'avoirs et d'autres restrictions sur les transactions avec (ou au profit de) fonctionnaires ou représentants gouvernementaux, organisations, entités et individus spécifiés, et des sanctions commerciales, qui restreignent le commerce de biens ou de services spécifiques ou pour des utilisations finales spécifiques dans des pays spécifiés (par exemple, interdictions d'exporter/d'importer, restrictions d'investissement).

En mettant régulièrement à jour nos connaissances sur les réglementations nationales et internationales applicables en matière de douanes, de contrôle des exportations et d'embargos et en effectuant les recherches nécessaires, nous nous assurons qu'aucune de nos activités commerciales nationales et internationales ne viole les embargos, sanctions et autres réglementations commerciales et douanières applicables.

 

E. Interdiction du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme

Nous n'entretenons des relations commerciales qu'avec des clients, des partenaires et des entreprises de bonne réputation dont les ressources financières sont d'origine légitime.

Nous prenons les mesures appropriées pour protéger Phoenix Mecano contre toute utilisation comme intermédiaire pour blanchir de l'argent ou financer le terrorisme, même par inadvertance. Le blanchiment d'argent se produit lorsque des fonds ou d'autres avoirs provenant directement ou indirectement d'infractions pénales, y compris l'évasion fiscale, sont mis en circulation dans l'économie légale, donnant l’illusion que leur source est légitime. Le financement du terrorisme se produit lorsque de l'argent est mis à disposition pour commettre des actes criminels de terrorisme ou pour soutenir des organisations terroristes.

Nous vérifions soigneusement l'identité et les informations d'identification des fournisseurs, clients et autres partenaires commerciaux potentiels et nous entretenons des relations commerciales transparentes uniquement avec des partenaires dignes de confiance.

De gros paiements effectués en espèces peuvent être un signe de blanchiment d'argent. Par conséquent, par principe, nous n'acceptons ni n'effectuons de paiements en espèces, sauf pour de petites sommes (par exemple, une petite caisse). Nous observons strictement les lois nationales qui imposent des restrictions sur les transactions en espèces.

Nous nous engageons à un approvisionnement responsable en « minéraux qui alimentent les conflits », dont l'approvisionnement contribue aux conflits armés ou aux violations des droits de l'homme conformément aux réglementations nationales ou internationales.

 

F. Respect de l'intégrité et de la santé de nos collaborateurs

Nous respectons l'intégrité de nos collaborateurs, garantissons des conditions de travail équitables et veillons à la sécurité au travail et à un environnement de travail sain.

Notre personnel constitue notre principal atout. Chacun assume la responsabilité d'un environnement de travail qui rend tous les collaborateurs fiers de contribuer à Phoenix Mecano et d'agir en tant qu'ambassadeur auprès de tous nos clients et autres parties prenantes à tout moment.

Nous respectons la dignité de chaque individu. Nous nous opposons fermement aux comportements inappropriés envers les autres, par exemple le harcèlement ou les abus physiques, sexuels, psychologiques, verbaux, et nous ne tolérons aucune discrimination fondée sur la race, l'origine ethnique, le sexe, la religion ou les convictions, le handicap, l'âge, l'identité sexuelle ou toute autre raison.

Nous insistons sur le fait que nos interactions sont toujours équitables et respectueuses du droit à la vie privée de chaque individu et de sa liberté d'opinion et d'expression.

Nous aspirons à respecter toutes les réglementations locales et normes sociales concernant les heures de travail, les droits des collaborateurs, les congés, le salaire minimum, les réglementations en matière de santé et de sécurité au travail et les droits de participation. Nous voulons être reconnus comme une entreprise attrayante pour tous nos collaborateurs.

Nous maintenons et promouvons la santé et la sécurité au travail afin de prévenir les accidents et les blessures et d'aider à garder les collaborateurs en bonne santé. En particulier, nous respectons les réglementations générales et les dispositions de sécurité, et prenons soin de nous-mêmes et de nos collègues.

Nous attendons de tous les collaborateurs qu'ils signalent les normes de sécurité inadéquates, les conditions de travail dangereuses et les violations des réglementations en matière de santé et de sécurité au travail afin que des mesures préventives puissent être prises.

 

G. Sécurité des produits

Nous créons et développons des produits et services sûrs pour nos clients.

Nous nous engageons à fournir à nos clients des produits et services sûrs et de haute qualité.

Nos produits et services doivent être conçus et fabriqués de manière à ne présenter aucun risque mortel, de blessure ou de dommages aux biens.

Nos produits sont conformes aux spécifications relatives aux substances et aux contenus des produits réglementés et à toutes les lois pertinentes interdisant ou restreignant l'utilisation, le contenu et la manipulation de certaines substances, applicables sur nos marchés concernés.

 

H. Responsabilité environnementale et sociale des entreprises

Nous reconnaissons notre responsabilité vis-à-vis des préoccupations environnementales, sociales et de gouvernance des communautés au sens large au sein desquelles nous menons nos activités.

Phoenix Mecano a toujours cultivé la philosophie de la valeur actionnariale dans son sens originel et clairvoyant de création de valeur durable. Nous avons toujours compris que cela exige que nous assumions notre juste part de responsabilité vis-à-vis de l'environnement et des entreprises au sein desquelles nous opérons. À cet égard, nous gardons à l'esprit les conséquences de nos décisions et actions commerciales sur les plans économique, technologique, social et environnemental et veillons à préserver un équilibre approprié des intérêts.

Dans le cadre du maintien de notre activité durable, nous respectons les normes et réglementations environnementales pertinentes, y compris les limitations ou interdictions concernant l'utilisation de certains matériaux.

Nous respectons les droits de l'homme. Cela inclut notamment les normes fondamentales du travail de l'Organisation internationale du travail (OIT) et les conventions des Nations Unies relatives aux droits de l'enfant et aux droits de l'homme.

 

I. Protection et confidentialité des données

Nous protégeons l'intégrité de toute personne qui nous confie ses données à caractère personnel et collectons, conservons, utilisons ou transmettons ces données conformément à la loi applicable.

Chaque fois que nous collectons, traitons et transmettons des données à caractère personnel de notre personnel ou de nos partenaires commerciaux, nous respectons toutes les lois et réglementations applicables.

 

J. Protection de la propriété intellectuelle, des secrets commerciaux et d'autres informations confidentielles

Nous protégeons notre propriété intellectuelle et celle de nos partenaires commerciaux, les secrets commerciaux et autres informations confidentielles grâce à des mesures de sécurité de l'information adéquates et à une communication responsable à ce sujet.

La propriété intellectuelle, les connaissances, l'expertise, les secrets commerciaux et autres informations confidentielles sont les pierres angulaires de notre succès en tant que groupe innovant. Nous accordons donc une grande importance à la diligence nécessaire lors du traitement de ces informations et prenons les mesures de protection appropriées. Nous ne divulguons jamais de propriété intellectuelle, de connaissances, d'expertise, de secrets commerciaux ou d'autres données confidentielles à des tiers sans mesures de protection ni accords conclus appropriés, tels que des accords de confidentialité.

Chaque fois que nos partenaires commerciaux nous confient leurs secrets commerciaux, nous prenons toutes les mesures adéquates pour traiter ces secrets sur le principe de connaissance sélective et les protéger contre la divulgation à des tiers avec la même diligence que nous appliquons à nos informations confidentielles.

 

K. Utilisation et sécurité des technologies de l'information

Nous utilisons nos technologies de l'information sur le lieu de travail au profit de notre groupe uniquement et contribuons à protéger les systèmes et les équipements contre les menaces internes et externes.

Nous sommes conscients que les systèmes informatiques liés au lieu de travail sous toutes leurs formes constituent la propriété de Phoenix Mecano et ne seront utilisés qu'à des fins commerciales légitimes et non à des fins personnelles déraisonnables ou inappropriées, ou pour des activités contraires à l'éthique ou illégales.

Nous exploitons des systèmes informatiques adéquats et veillons à protéger notre infrastructure informatique par des mesures appropriées contre la perte de données, les cyberattaques, les défaillances opérationnelles et autres abus ou menaces internes et externes et nous accorderons une attention particulière aux cyberrisques, tels que le phishing, l’importation de logiciels malveillants et autres formes de cyberattaques et autres insuffisances.

 

L. Conflits d’intérêts

Chaque fois qu'il y a un conflit d'intérêts potentiel ou réel, nous divulguons tous les faits en temps opportun pour un examen et une résolution appropriés.

Dans nos activités quotidiennes, nous pouvons nous heurter à des situations dans lesquelles une décision prise dans le meilleur intérêt de l'entreprise entre en concurrence avec nos intérêts personnels.

Nous devons éviter les décisions et les actions commerciales qui pourraient être motivées par des considérations ou des relations personnelles. Par exemple, un conflit d'intérêts peut survenir lorsque nous, personnellement ou un membre de notre famille, entretenons une relation privée avec des clients, fournisseurs,

distributeurs ou concurrents potentiels ou existants, ou avons un intérêt pour eux, et cette relation peut affecter votre jugement indépendant et objectif au nom de Phoenix Mecano.

Si des conflits d'intérêts sont inévitables, nous ferons la transparence au préalable sur ces derniers et les divulguerons à notre supérieur ou directeur général pour une résolution rapide.

 

M. Délit d’initié

Nous nous conformons aux lois applicables en matière de délit d'initié concernant les informations privilégiées de notre propre entreprise ou d'autres entreprises.

En tant qu’entreprise cotée en bourse, nous sommes soumis aux lois sur les délits d'initiés. Ces lois interdisent la négociation de titres Phoenix Mecano sur la base d'informations privilégiées non publiques et la transmission de ces informations à des tiers.

Les informations privilégiées sont des informations concrètes sur toute circonstance qui ne sont pas accessibles au public et qui, si elles étaient rendues publiques, pourraient influencer de manière significative le cours des valeurs mobilières ou des instruments financiers similaires.

 

N. Actifs de l’entreprise

Nous prenons grand soin des actifs et des ressources tangibles et intangibles de l'entreprise et les utilisons de manière responsable.

La propriété intellectuelle, des équipements, des machines, des ordinateurs, des voitures et des meubles en bon état et un environnement de travail correct sont essentiels pour une production de qualité supérieure, la prestation des meilleurs services et le bien-être de tous les collaborateurs. La longévité de nos équipements et l'utilisation parcimonieuse de nos ressources contribuent à notre réussite économique.

Nous protégeons tous les actifs corporels et incorporels de l'entreprise contre la perte, les dommages, le vol ou l'utilisation abusive. Nous restons vigilants quant aux tentatives d'autrui d'endommager les actifs de notre entreprise par le vol, la fraude ou le piratage.

Sans l'accord exprès de notre supérieur hiérarchique, nous n'utilisons pas les actifs de notre entreprise à des fins privées ni ne les retirons de nos locaux et nous n'utilisons jamais les actifs de notre entreprise à des fins illégales.

Il en va de même lorsque nous traitons des actifs appartenant à l'un de nos clients, partenaires commerciaux ou autres tiers.

 

O. Livres et registres

Nous tenons des livres et des registres qui donnent une image précise, juste, transparente et complète de notre entreprise.

Ils forment la base sur laquelle Phoenix Mecano peut prendre des décisions commerciales dans le meilleur intérêt de toutes nos parties prenantes.

Nous nous conformons strictement à toutes les exigences légales et normes comptables applicables en matière de rapports comptables et financiers appropriés, ainsi qu'aux lois et réglementations fiscales.

 

P. Partenaires commerciaux et chaîne d’approvisionnement

Nous encourageons l'adhésion de tous nos partenaires commerciaux aux principes et directives énoncés dans notre code de conduite.

Des relations solides avec nos partenaires commerciaux sont importantes, car elles nous aident à répondre aux attentes de nos clients. Cependant, les relations commerciales de nos partenaires commerciaux affectent également notre propre réputation et nous pouvons être tenus responsables de leurs actions.

Nous choisissons donc nos partenaires commerciaux avec soin, en nous associant uniquement à des entreprises et à des particuliers qui partagent nos valeurs et exploitent leur entreprise de manière responsable.

Nous encourageons également le respect du contenu de ce code de conduite parmi nos partenaires commerciaux sur l'ensemble de la chaîne de valeur dans le cadre de nos possibilités et champs d'action respectifs. À cette fin, nous communiquons notre code de conduite à tous nos partenaires commerciaux sous une forme appropriée et pouvons leur demander de certifier leur adhésion à ses principes et valeurs.

Nous sommes conscients de notre responsabilité croissante pour les pratiques commerciales dans notre chaîne d'approvisionnement, comme en témoignent l'évolution des législations ainsi que notre rôle de fournisseur de clients et prenons les mesures nécessaires à cet égard.

 

Q. Conséquences du non-respect

Nous ne tolérerons aucune violation des principes énoncés dans ce code de conduite, ni par nos collaborateurs et représentants, ni par nos partenaires commerciaux.

Nous attendons de nos collaborateurs et représentants qu'ils respectent toutes les exigences énoncées dans le présent code de conduite. Nous attendons de nos collaborateurs et représentants qu'ils demandent conseil en cas de doute quant à la conformité ou non d'une action ou d'une décision avec le présent code de conduite.

Une violation de ce code de conduite peut entraîner des mesures disciplinaires, dont le licenciement.

 

R. Signaler des inquiétudes

Nous protégeons l'intégrité de Phoenix Mecano en prenant la parole et en soulevant toutes les préoccupations concernant le respect de notre code de conduite afin que des mesures correctives puissent être prises sans délai.

Bien qu'il soit important d'énoncer nos principes et nos valeurs dans ce code de conduite comme balise et rappel de ce qu'ils sont, nous savons tous intuitivement faire la différence entre une bonne action ou une mauvaise action. Adopter un comportement correct et garder l'œil pour s'assurer que tous nos collaborateurs font de même et, s'ils ne le font pas, résoudre les problèmes dans le cadre de notre communication ouverte constitue le fondement de notre culture d'entreprise solide.

Nous voulons poursuivre dans cette voie et invitons tous les collaborateurs à signaler à leurs supérieurs ou directeurs généraux toute préoccupation concernant le non-respect de ce Code de conduite ou toute violation potentielle ou réelle des lois applicables, des règlements internes ou toute autre faute. De plus, ou alternativement, nous leur demandons de signaler toute violation potentielle ou réelle de ce code de conduite ou toute autre faute en utilisant le canal de communication désigné.

De plus, nos collaborateurs doivent savoir que la direction et les membres du conseil d'administration du groupe Phoenix Mecano sont disponibles à tout moment si vos préoccupations ne sont pas traitées de manière appropriée par un supérieur ou un directeur général.

Les collaborateurs qui signalent une mauvaise conduite potentielle ou qui fournissent des informations ou aident autrement à une requête ou une enquête sur une mauvaise conduite potentielle seront protégés contre les mesures de représailles. Nous respecterons également toute demande de confidentialité dans la mesure du possible, ce qui, pour des raisons juridiques ou autres, n'est pas toujours le cas.

 

Version : 21 septembre 2021